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 1.     Worum geht es?

Ein Selbstständigerwerbender oder eine juristische Person hat die Geschäftsbücher ordnungsgemäss zu führen und grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist und die Buchungsbelege entstanden sind.

2.    Was muss physisch aufbewahrt werden?

Die Jahresrechnung (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang) muss schriftlich unterzeichnet und physisch archiviert werden.

3.     Was kann in elektronischer Form aufbewahrt werden?

Übrige Bücher (Debitoren-, Kreditorenhilfsbuch, etc.), Belege und wichtige Geschäftskorrespondenzen.

4.     Was gehört zu den wichtigen Geschäftskorrespondenzen?

•   Briefe, Verträge
•   Rechnungen, Lieferscheine
•   Quittungen, Bankbelege
•   Fax, E-Mails
•   Statuten
•   Prozessakten
•    Dokumente aus Arbeitsverhältnissen, Werkverträge
•    Dokumente aus Transportverkehr (MWST-Belege, Import- Exportpapiere, etc.)
•    Jahresberichte
•    Verwaltungsrats- bzw. Generalversammlungsprotokolle

Hinweis: Falls die Archivierung nicht in elektronischer Form erfolgt und sämtliche E-Mails umfasst, empfehlen wir, wichtige E-Mails auszudrucken.

5.     Welche Korrespondenzen müssen nicht aufbewahrt werden?

Interne Notizen, Korrespondenzen mit unwichtigem Inhalt (zum Beispiel: Begleitbriefe) müssen nicht zwingend aufbewahrt werden.

6.     Wie müssen die Dokumente aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrung muss so gestaltet sein, dass die Dokumente nicht abgeändert werden können. (Beispiel: PDF-Format) Nachträgliche Änderungen müssen ersichtlich sein. Für die physische Aufbewahrung empfiehlt sich ein separater, feuer- und wasserfester Schrank oder eine externe Lösung. (Beispiel: Banksafe)
Die Organisation der Ablage muss in Arbeits-anweisungen dokumentiert sein. Vor allem bei elektronischer Aufbewahrung sind die Daten vor unbefugtem Zugang zu schützen.

7.     Wie müssen die Dokumente verfügbar sein?

Die Dokumente müssen jederzeit verfügbar gemacht werden können. Das muss hauptsächlich bei veralteter Software berücksichtigt werden. Unter Umständen lohnt es sich zusätzlich zur elektronischen Aufbewahrung, Hauptbücher, wichtige Dokumente etc. auszudrucken (Nicht mehr kompatible Hard- bzw. Software).

8.     Was muss ein Archivierungskonzept beinhalten?

•    Geschäftsunterlagen, welche aufbewahrt werden müssen
•    Aufbewahrungsdauer
•    Aufbewahrunsform (Papier, Harddisk, optische Speichermedien)
•    Massnahmen bezüglich Datensicherheit und Datenschutz (Aufbewahrungsform/Zugriffsberechtigungen)
•    Stellen, Institutionen, welche Interesse an Archivdaten haben (Steuerverwaltung, Kunden, Management)
•    Kontrollinstrumente (Verantwortlichkeiten, Arbeitsanweisungen)

9.     Spezial Tipp

Die Aufbewahrung der Bücher dient hauptsächlich einer späteren Beweiserbringung. Daher empfiehlt es sich, wichtige Unterlagen länger als 10 Jahre aufzubewahren. So kann nötigenfalls die Tätigkeit der Unternehmung verstanden und rekonstruiert werden (Beispiel: Erbvorbezug, Liquidation, Todesfall).

Treuhänder mit eigd. Fachausweis,
in Ausbildung zum Fachmann im Finanz- und Rechnungswesen mit eidg. Fachausweis

 www.itera.ch

Art. 957 und Art. 962 OR

Art. 58 MWStG

Merkblatt Eidgenössische Steuerverwaltung